Существует главный миф о «безбумажной работе», который необходимо развеять. Безбумажный офис не означает, что бумага полностью запрещена. Скорее всего, в бизнесе будет долгая потребность в физической бумаге, так что пока не выбрасывайте свой принтер. Скорее, безбумажный означает возможность принять переход от традиционных процессов обработки документов к тем, которые используют в своих интересах документы, которые могут быть в цифровом состоянии.
Этот подход допускает, что печатные копии больше не являются единственным средством ведения бизнеса и не являются наиболее эффективным способом ведения дел. Прошло два десятилетия с тех пор, как федеральный закон признал цифровые подписи действительными и законными, но многие компании все еще не решаются перейти от шкафа для хранения документов к облаку. Времена меняются, и вскоре у большинства компаний, которые хотят оставаться конкурентоспособными, не будет выбора.
Содержание статьи
Почему нам нужно переосмыслить документы
1. Преодоление накладных расходов
Накладные расходы являются неизбежной частью ведения бизнеса. Независимо от того, приносит ли бизнес доход, накладные расходы должны быть оплачены. В отличие от других операционных расходов, накладные расходы не могут быть легко скорректированы в соответствии с выручкой.
Всякий раз, когда прибыльная компания растет, накладные расходы неизбежно растут вместе с ней. Владельцы бизнеса в конечном итоге могут начать видеть свое плато роста. Как воздушные шары с ростом компании, это требует большего.
Чем больше клиентов, тем больше сотрудников, в том числе в бэк-офисе, — больше бухгалтерской и административной работы. Больше сотрудников означает больше заработной платы и работы с персоналом, которые должны быть выполнены. Со всем этим дополнительным трудом это означает больше бумажной работы, которая должна быть обработана.
Однако вы можете осознать, что вы тратите больше ресурсов, чтобы выполнить практически ту же работу. Согласно сообщению Centriworks, финансовые работники в среднем тратят 49 процентов своего времени на обработку транзакций, что означает, что они тратят примерно половину своего дня на заполнение форм и обработку счетов. Это трудовые часы, которые можно было бы провести лучше в другом месте.
2. Изменяющееся определение начального уровня
Тот факт, что текучесть кадров выше, чем когда-либо в центральных отраслях, таких как бухгалтерский учет и управление персоналом, свидетельствует о том, что традиционные позиции начального уровня найти все труднее. Новая технология переопределяет, какие задачи зарезервированы для работников начального уровня и какие роли должны выполнять новички, чтобы получить опыт.
Большинство людей не занимаются бухгалтерским учетом или человеческими ресурсами, потому что им нравится бесконечно заполнять и извлекать формы. Существует больший спрос на людей, которые являются лучшими коммуникаторами, лидерами, аналитическими мыслителями и креативщиками.
Среди наиболее желательных работников есть те, кто имеет квалификацию в области, где технологии соответствуют их соответствующим областям.
Новые технологии, особенно программное обеспечение, заставляют лидеров бизнеса переосмыслить свои традиционные процессы. Автоматизация — это концепция, которая распространяется на все аспекты бизнеса, а автоматизация процессов — это инструмент, который заново изобретает бэк-офис и вносит изменения для тех, кто там работает.
Что означает управление документами для бизнеса
1. Извлечение бумаги из документов
За каждым листом бумаги стоит определенная задача, которую необходимо выполнить. С бесчисленными поездками туда-сюда от столов к шкафам, рабочие тратят много рабочего времени, просматривая папки в поисках конкретных файлов. Они могут потратить несколько минут на поиск документа, только на несколько секунд сослаться на него, а затем потратить еще несколько минут на его возвращение.
Еще больше времени теряется, если учесть неизбежность человеческой ошибки. Рабочим часто приходится тратить дополнительные минуты, а то и часы, чтобы найти неуместные файлы.
Возможность поэтапного отказа от физической бумаги имеет большое значение для экономии времени и денег. Если бы вы могли упростить процессы подачи и получения документов с помощью автоматизации бизнес-процессов, вы бы освободили много рабочих часов.
Программное обеспечение для управления документами разработано вокруг этой идеи, чтобы быть лучшим методом организации и поиска важных бизнес-файлов. Однако это выходит за рамки простого цифрового хранилища документов. В конце концов, любой компьютер или сетевой сервер может это сделать. Это упрощает и упрощает задачи подачи и получения документов в цифровую среду.
По этой причине многие решения для управления документами поставляются с технологией оптического распознавания символов (OCR), которая может использоваться для оптимизации обоих процессов. Этот инструмент позволяет компьютерам распознавать текст на изображениях документов (а именно, PDF-файлах) и интерпретировать их как полезные данные. В сочетании с простыми правилами автоматизации подача документов, как физических, так и цифровых, очень проста.
С помощью OCR и автоматизации вы просто сканируете или загружаете документ, а затем позволяете системе обработать его для вас, точно зная, где его нужно подать и даже как назвать его. Это также полезно для устранения необходимости ручного ввода данных, что является еще одной устаревшей задачей.
OCR также является предпочтительным методом для извлечения документов из сложной системы файлов. Как правило, система цифровой регистрации может искать документы только с использованием терминов, прикрепленных к метаданным цифрового файла, таких как имя файла, тип файла, дата его создания или изменения или пользователь, связанный с ним. В зависимости от сложности вашей системы у вас могут возникнуть проблемы с поиском документа и просмотром нескольких папок.
Однако технология OCR позволяет системам управления документами искать файлы с любыми терминами, найденными в тексте документа. Даже если вы не знаете точное имя файла, вы, вероятно, будете знать тип формы и тип содержимого, содержащегося в нем. Это дает вам гораздо больше свободы, чтобы сказать системе именно то, что вы ищете.
Стремясь снизить накладные расходы, переключение с преимущественно физической на цифровую среду обработки документов не только избавляет вас от затрат на бумагу, принтеры, шкафы для документов и т. Д., Но также устраняет многие часы утомительной обработки документов благодаря автоматизации.
2. Безопасность и совместимость в облаке
Предприятия, которые страдают от значительной потери данных из-за непредвиденных бедствий или злонамеренных атак, редко восстанавливаются и с большей вероятностью потерпят крах. Утечка данных со стороны злоумышленников может привести к гибели малых предприятий, которые не готовы к последствиям.
Они бьют по нескольким причинам: стоимость ремонта или восстановления баз данных, плата за неудачные проверки, если было установлено, что нарушение было предотвращено, любые судебные разбирательства, направленные на фирму, и удар по ее репутации.
Большинство жертв взлома данных, безусловно, являются малыми предприятиями, согласно отчету Verizon за 2019 год о расследовании нарушений данных. Это может привести к тому, что компании будут неохотно прыгать в цифровое пространство со своими необходимыми документами и особенно в облако.
Однако, это ошибочное мнение, что только потому, что ваш файл осязаем и вы точно знаете, где он находится, он безопаснее. Физические файлы также находятся в опасности, хотя больше из-за неправильного управления и стихийных бедствий. Преимущества цифровых документов перевешивают риски, поскольку предприятия имеют больший контроль над доступом к цифровым файлам. Когда дело доходит до физической безопасности документов, лучшее, на что вы можете надеяться — это замок и ключ.
Конфиденциальная информация о финансах компании или клиентской информации более безопасна на резервном сервере со строгими настройками разрешений пользователя и правилами хранения, чем на физическом документе, случайно спрятанном в шкафу хранения документов сотрудника.
Еще одна вещь, о которой следует помнить о нарушениях данных, заключается в том, что большинство из них можно предотвратить, так как они обычно являются следствием небезопасных действий в Интернете, ошибок пользователя или тактики обмана, такой как фишинг. Здравый смысл и регулярные тренировки могут предотвратить большинство нарушений и снизить риск потери данных.
Безопасность и соответствие требованиям для цифровых документов в облаке обеспечивают гораздо больший контроль, а также дополнительные преимущества правил автоматизации, которые могут еще больше оптимизировать определенные процессы. Соответствие отслеживается легче в цифровой системе, которая полностью проиндексирована, чем в физической системе регистрации, которая может распространяться по нескольким местоположениям и может быть изобилующей нарушениями из-за человеческой ошибки.
Интеллектуальная система может распознавать, когда определенные файлы должны быть отнесены к категориям с определенными разрешениями, а также по управлению, которое препятствует их редактированию или удалению с сервера, в соответствии с десятками стандартов соответствия.
Хранение также может быть автоматизировано с датами истечения срока, которые удаляют ненужные документы из системы. Такая рационализация соответствия экономит больше рабочего времени и позволяет работникам сосредоточить свое время и энергию на выполнении более важных ролей в бизнесе.
Никаких запоздалых взглядов
Как только бизнес становится безбумажным, особенно с дополнительным преимуществом программного обеспечения для управления документами, редко возникает желание вернуться назад. Способность упростить не только регистрацию, но и почти все аспекты компании, благодаря автоматизации бизнес-процессов, дает фирме существенное преимущество.
Безопасность всегда будет проблемой, но благодаря техническому прогрессу и растущей доступности обучения на этом фронте она будет укрепляться. Документы на облаке лучше укрепляются с каждым днем, в то время как металлические замки на шкафах для хранения документов ржавеют — и ждут катастрофы. 
