В последние годы инструменты групповой совместной работы стали популярными в самых разных сферах, заменив электронную почту «каналами» группового чата для общения в реальном времени. Для Valley Behavioral Health это означает использование Slack для улучшения потока информации между сотрудниками, обеспечивая при этом защиту данных пациентов.
Хотя это в основном магазин Microsoft, поставщик психиатрических услуг из Юты использует корпоративную сетку Slack. для внутренней связи между 750 сотрудниками, соединяющей врачей, терапевтов, социальных работников и других сотрудников.
В Valley Behavioral Health есть каналы для координации помощи и широкий спектр других целей, от запросов, связанных с кадрами, до управления имуществом проблемы (например, пользователи могут загрузить фото неисправного оборудования в офисных зданиях) в ИТ-заявку. Также есть «общий» канал, позволяющий неформально общаться между коллегами.
«Это настоящий центр коммуникации для всего нашего бизнеса, — сказал ИТ-директор Valley Behavioral Health Тайлер Тейт в недавнем интервью.
Защита информации о пациентах
Как организация, работающая в строго регулируемой сфере — здравоохранении — Valley Behavioral Health должна управлять защищенной медицинской информацией (PHI), отправляемой сотрудниками, использующими цифровую коммуникационную платформу.
Хотя изначально она не была нацелена на регулируемые отрасли, Slack's Enterprise Grid, анонсированный в 2018 году, может быть настроен в соответствии с Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) благодаря добавлению возможностей шифрования и защиты данных.
С Enterprise Grid данные PHI Valley Behavioral Health зашифрован в состоянии покоя и при передаче на серверах Slack и может быть сохранен на его собственных зашифрованных дисках. В целях аудита можно увидеть, какой PHI была передана, кому и когда.
Персонал получил практические преимущества. По словам Тейта, соответствие требованиям HIPAA позволило работникам службы охраны психического здоровья Valley отправлять сообщения, содержащие информацию PHI, по определенным каналам, что ускоряет обмен информацией в рамках всей организации. В качестве примера он указал на родителей, которые регулярно забирают своего ребенка из школы Valley Behavioral Health для детей с аутизмом. Когда персоналу сообщают о прибытии родителя, сообщение чата, содержащее имя их ребенка, может считаться конфиденциальными данными пациента.
Поведенческое здоровье Valley Директор по ИТ по поведенческому здоровью Valley Тайлер Тейт.
«Они должны иметь возможность сказать, какой ребенок — нельзя просто назвать идентификатор клиента», — сказал Тейт. «Мы смогли сделать его более эффективным: для них это был более простой и быстрый способ общения».
Тем не менее, Valley Behavioral Health предупреждает своих сотрудников, чтобы они не передавали PHI через Slack, если это не было необходимо, например, если PHI не разрешена в «общем» канале.
«Это было очень важно для нас. чтобы люди могли помещать PHI в Slack; это отлично подходит для определенного времени и случаев использования, когда это было необходимо. Но суть в том, что мы говорим людям: «Если вам не нужно делиться какой-либо информацией о пациентах в Slack, не делайте этого», — сказал он. Вместо этого, PHI передается небольшими частными группами или, при необходимости, посредством прямых сообщений между отдельными лицами.
Есть и другие способы, которыми Valley Behavioral Health защищает информацию о пациентах. Он сводит к минимуму сторонние интеграции, чтобы снизить риск передачи данных внешним поставщикам. Он также отказался от интеграции Slack со своей системой электронных медицинских карт (EMR), чтобы хранить данные о пациентах отдельно от платформы для совместной работы.
«Slack — это инструмент коммуникации, который помогает людям вовлекаться: это немедленно, он полностью обновлен и держит всех в курсе », — сказал он. «Я бы не стал думать об этом как о файле или хранилище данных для информации, даже если он соответствует требованиям HIPAA».
Хотя инструменты групповой совместной работы широко не используются в здравоохранении, — сказал Сет Федер, старший директор аналитик по здравоохранению Gartner, интерес растет. Это частично отражает более широкую зрелость ИТ-сред здравоохранения после широкого внедрения систем EMR за последнее десятилетие.
Хотя основные поставщики программного обеспечения EMR имеют встроенные в свои платформы возможности обмена сообщениями, они не предлагают функциональные возможности, которые может предоставить специальное общение и совместная работа. «[A] Обычная жалоба, которую мы слышим, заключается в том, что поставщики EMR не успевают за уровнем инноваций, наблюдаемым сторонними технологическими компаниями, которые сосредоточены на конкретных решениях», — сказал он. «Таким образом, повторить опыт Slack сложно».
Удаленная работа и мобильный обмен сообщениями
Опираясь на программное обеспечение для совместной работы в течение нескольких лет, Valley Behavioral Health в прошлом году занимала хорошие позиции, когда ей приходилось поддерживать удаленную работу во время начало пандемии COVID-19, по словам Тейта. Этот сдвиг произошел с минимальными нарушениями и без снижения производительности.
«Мы могли видеть, что происходило с каналами до и после, и было сделано столько же работы; там было столько же активности », — сказал Тейт.
Одним из волновых эффектов пандемии и перехода к более удаленной работе стала большая зависимость от мобильных устройств, как ноутбуков, так и смартфонов. Раньше доступ к Slack в основном осуществлялся на настольных устройствах.
«Именно тогда мы сделали большой рывок: мы сказали, что должны сделать это доступным на смартфонах людей», — сказал Тейт.
Теперь мобильный доступ прочно вошел в стратегию сотрудничества Valley Behavioral Health. «Частью нашего процесса адаптации является установка Slack на все телефоны», — сказал Тейт. «Мы говорим нашим сотрудникам, что точно так же, как машина необходима для того, чтобы приехать на работу, здесь им необходим смартфон, чтобы работать.
« Это большая разница; это означает, что каждый становится более доступным для получения сообщений Slack, а общение может быть намного более эффективным ».
Авторские права © 2021 IDG Communications, Inc.
