От электронной почты до видеовстреч и командных чатов — приложения для совместной работы стали жизненно важными инструментами для связи сотрудников. А предоставляя компаниям инструменты для отслеживания использования этих приложений сотрудниками, поставщики программного обеспечения могут дать представление о рабочих схемах и помочь организациям лучше понять, как они работают.
Возможность просматривать аналитические данные в программном обеспечении для совместной работы и повышения производительности не является новый; такие продукты уже давно предоставляют администраторам снимок использования приложений. Обычно нацеленные на оценку активности пользователей и отслеживание прогресса развертывания, эти метрики в остальном были ограничены в их более широком бизнес-использовании.
Однако в последнее время поставщики программного обеспечения начали добавлять более сложные аналитические данные, которые проливают свет на более широкие организационные модели работы и тенденции.
«Сейчас происходит большой сдвиг — от аналитики внедрения к более широкому пониманию опыта сотрудников», — сказала Анджела Эшенден, главный аналитик CCS Insight. «Вы начинаете встраивать организационные и кадровые показатели в аналитическую структуру; она выходит за рамки простого внедрения, а в большей степени способствует развитию бизнеса ».
Поставщики указывают на многочисленные преимущества, в том числе возможность определять узкие места в коммуникации между отделами, повышать производительность труда и улучшать благосостояние сотрудников. В то же время использование аналитики сотрудников оказалось противоречивым, поскольку опасения по поводу мониторинга сотрудников вынуждали поставщиков программного обеспечения пытаться найти баланс между предоставлением информации о компаниях и защитой частной жизни людей.
Хотя некоторые отраслевые обозреватели сомневаются в этом полезность показателей совместной работы сотрудников, учитывая ограничения, связанные с отслеживанием продуктов одного поставщика или применением одних и тех же показателей в разных командах, инструменты аналитики очень привлекательны. Это особенно верно, потому что они обычно включаются в бизнес-планы и планы предприятия.
Вот что вам нужно знать о том, что аналитика, предоставляемая с приложениями для совместной работы и повышения производительности, может эффективно измерять, их ограничения и что нужно будьте осторожны при их использовании.
Содержание статьи
Чему компании могут научиться из аналитики приложений для совместной работы?
Аналитика в приложениях для совместной работы и повышения производительности различается по масштабам. Возникают две широкие категории: аналитика, нацеленная на личную продуктивность, которая дает отдельному пользователю информацию об их собственном поведении, например, о часах, проведенных на собраниях, сосредоточении времени и о том, с кем они взаимодействуют; и аналитика более высокого уровня, нацеленная на менеджеров и бизнес-лидеров для отслеживания различных рабочих схем.
«Сейчас есть побочный эффект от аналитики, которая была в основном нацелена на администраторов, и в двух направлениях: индивидуальная продуктивность, а затем производительность труда », — сказал Рауль Кастанон, старший аналитик компании 451 Research, входящей в S&P Global Market Intelligence. «Развитие происходит в течение последних двух лет, и только сейчас мы видим более формальное предложение продукта».
В то время как отдельные сотрудники могут просматривать личную аналитику, связанную с их использованием определенного набора приложений , аналитические данные, отображаемые на уровне команды или организации, обычно анонимны и дают представление о том, как взаимодействуют группы или подразделения.
Microsoft предлагает несколько аналитических возможностей, доступных клиентам пакета приложений Microsoft 365, который включает офисные приложения. такие как Word и Excel, а также инструменты для совместной работы, включая Teams и SharePoint. В дополнение к своей личной аналитике производительности MyAnalytics для отдельных сотрудников, Microsoft предоставляет Workplace Analytics, направленную на то, чтобы помочь бизнес-лидерам понять тенденции в своей рабочей силе на уровне группы или отдела с использованием анонимных и деагрегированных данных.
![] Collab Analytics аналитика рабочего места microsoft "data-imageid =" 100883980 "data-license =" Supplied Art "height =" 628 "width =" 999 "data-original =" https://images.idgesg.net/images/article /2021/04/collab-analytics-microsoft-workplace-analytics-100883980-orig.jpg "class =" lazy "loading =" lazy "/> <small class=](https://images.idgesg.net/images/article/2021/04/collab-analytics-microsoft-workplace-analytics-100883980-orig.jpg)
Microsoft Microsoft Workplace Analytics предоставляет моментальный снимок привычек сотрудников к совместной работе, а также возможность сравнивать группы сотрудников и определять передовые методы. (Щелкните изображение, чтобы увеличить его.)
Метрики, доступные в Workplace Analytics, варьируются от часов звонков команд и количества отправленных мгновенных сообщений до количества времени, которое менеджеры проводят один на один с прямыми подчиненными, и количества межведомственных связей, которые команда участники имеют (см. полный список показателей). Недавно запущенная информационная панель «Менеджер Insights» позволяет менеджерам отслеживать обезличенные метрики в отношении их собственной команды, а также возможность устанавливать «планы», которые отображаются на индивидуальной информационной панели MyAnalytics сотрудника, чтобы побудить больше времени сосредоточиться на Например, или уменьшить количество встреч, которые происходят в нерабочее время.
MyAnalytics и Workplace Analytics включаются в Viva Insights, аналитический компонент недавно анонсированной Microsoft платформы взаимодействия с сотрудниками Viva для Teams. Microsoft также планирует интегрировать свою аналитику с платформой обратной связи сотрудников Glint, чтобы выявить потенциальные связи между шаблонами сотрудничества и удовлетворенностью сотрудников.
Еще одним инструментом аналитики, включенным в Microsoft 365, является Productivity Score, которая предоставляет организациям ряд «оценок» в таких категориях, как общение, командная работа и мобильность. Например, оценка «совместной работы над контентом» основана на том, как часто сотрудники создают контент, читают контент или сотрудничают с другими с помощью инструментов Microsoft 365. Однако Microsoft утверждает, что показатель производительности предназначен для использования ИТ-администраторами, а не бизнес-лидерами или менеджерами.
«Мы считаем, что аналитика на основе данных может помочь людям, командам и организациям разными способами — от устранения неполадок при загрузке до улучшения самочувствия », — сказал представитель Microsoft. «Однако мы против слежки за персоналом».
В пакете приложений для повышения продуктивности и совместной работы Google Workspace отдельные пользователи имеют доступ к персональной аналитике производительности Time Insights. А организационная аналитика доступна в инструменте Google Work Insights, который отображает «аналитическую информацию на уровне руководства», связанную с такими приложениями, как Gmail, Docs и Meet.
Метрики Work Insights, которые стали общедоступными в 2019 году, включают Adoption статистика, которая показывает процентную разбивку ежедневных активных пользователей по приложениям; Активность, которая показывает, как пользователи распределяют свое время в Рабочей области, с процентной долей времени, проведенного в Gmail, Документах, Таблицах и Презентациях; и «Сотрудничество», в котором выделяются тенденции сотрудничества по типу, например, по количеству файлов, совместно используемых, редактируемых и читаемых совместно.
«Work Insights показывает клиентам, как Google Workspace влияет на их бизнес», — сказал представитель Google. Метрики сосредоточены на аналитике внедрения продукта, а также на схемах работы и коллективном сотрудничестве, «чтобы клиенты Workspace могли ускорить цифровую трансформацию», — сказал представитель.
Work Insights можно получить из Google Workspace администраторы, а также «делегированные пользователи-администраторы», авторизованные существующим администратором, например менеджеры, руководители и сотрудники отдела кадров. Google также предоставляет отдельные отчеты консоли администратора, которые специально предназначены для ИТ-ролей и, в отличие от Work Insights, показывают данные, относящиеся к отдельным лицам.
Google Google Work Insights можно использовать, чтобы выделить сотрудничество между различными командами в организации, помогая выявлять закономерности, такие как встречи и совместное создание документов. (Щелкните изображение, чтобы увеличить его.)
Совсем недавно в марте Cisco представила аналитику People Insights для своей платформы онлайн-встреч и совместной работы Webex с тремя наборами показателей, ориентированными на отдельных лиц, команды и организационные взгляды, доступными для всех сотрудников. Компоненты новой аналитической платформы будут постепенно внедряться для клиентов, начиная с нескольких месяцев.
Данные личной аналитики будут доступны для просмотра только отдельным лицам, в то время как обезличенная команда и организационная аналитика также будут доступны для просмотра менеджеры и руководители бизнеса. Функция Team Insights, которая отслеживает деятельность команды в Webex, предназначена как для менеджеров, так и для членов команды.
Аналитика на уровне организации предоставит клиентам Webex «обзор тенденций и шаблонов совместной работы с высоты птичьего полета, чтобы помочь выявлять разрозненность и определять команды, которым может быть полезна дополнительная поддержка или повышенное внимание к инклюзивности », — сказал представитель Cisco. По словам представителя компании, этот инструмент поможет клиентам перейти к новым способам работы.
Slack предоставляет различные показатели, нацеленные на обеспечение прозрачности того, как приложение для совместной работы на основе чата используется в их организации. компания сказала. Аналитика в Slack в основном сосредоточена на использовании приложений, а не на схемах взаимодействия, например, между командами. В этом смысле аналитика менее обширна, чем инструменты, ориентированные на бизнес, предлагаемые поставщиками пакетов приложений.
Панель аналитики Slack показывает данные об использовании на уровне компании и отдельных лиц, с показателями, варьирующимися от общего числа активных пользователей до количество сообщений, отправленных в публичных и частных каналах, включая количество сообщений, отправленных в Slack каждым отдельным пользователем (см. полный список). По умолчанию все пользователи Slack имеют доступ к этой статистике.
Slack также добавил аналитику активности сообщений, которая может помочь командам внутренних коммуникаций отслеживать охват общекорпоративных сообщений, отправляемых на платформе, например количество просмотров и реакции.
«Мы считаем, что часть обеспечения того, чтобы вы максимально эффективно использовали Slack, — это понимание общего воздействия и охвата своей деятельности, чтобы вы могли оптимизироваться для более активного взаимодействия», — сказал представитель . «Доступные сейчас аналитические возможности — это лишь первые шаги, помогающие руководителям организаций понять влияние Slack на их организацию».
Что означает аналитика совместной работы для конфиденциальности сотрудников?
По мере того, как работодатели получают новые способов отслеживания поведения сотрудников, высказывались опасения по поводу потенциального воздействия на конфиденциальность сотрудников. Отчет об опросе сотрудников CCS Insight, проведенный в январе, показал, что почти половина работников (46%) в США и Европе недовольны перспективой того, что работодатель будет отслеживать их производительность с помощью цифровых инструментов при работе из дома.
тема, которая вышла на первый план во время пандемии, поскольку предприятия перешли на удаленную работу, отключив сотрудников от менеджеров в офисе. В крайнем случае, сообщалось о росте интереса к спорным приложениям «босс», которые позволяют менеджерам отслеживать активность сотрудников на детальном уровне, вызывая критику со стороны групп по защите прав работников и подчеркивая чувствительность к мониторингу цифровой производительности.
[ Related: When work-from-home means the boss is watching ]
Аналитика, доступная в приложениях для совместной работы и повышения производительности, гораздо менее навязчива, при этом данные обычно деидентифицируются, чтобы предотвратить неправильное использование теми, кто склонен к микроменеджменту. Поставщики программного обеспечения хорошо понимают, что это может нанести ущерб репутации, если они соберут баланс между раскрытием бизнес-информации и неправильной защитой конфиденциальности сотрудников в своих продуктах.
Например, после того, как Microsoft выпустила свою аналитику Productivity Score прошлой осенью, компания подвергался критике за предоставление данных приложений, в которых выделялись показатели, относящиеся к отдельным лицам. Компания отреагировала внесением изменений в инструмент, чтобы гарантировать анонимность данных на индивидуальном уровне.
Все поставщики программного обеспечения вынуждены следить за тем, чтобы появление данных о сотрудниках не нарушало их конфиденциальность, сказал Эшенден, и хотя могут быть ошибки, поддержание доверия является высшим приоритетом. «Весь их бизнес зависит от доверия на всех уровнях: доверие ИТ-специалистов, доверие конечных пользователей и доверие лиц, принимающих бизнес-решения. Они должны поддерживать равновесие между всеми ними, поэтому они действительно осторожны в этом ».
Представитель Microsoft сказал:« В Microsoft мы считаем, что аналитика, основанная на данных, имеет решающее значение для расширения прав и возможностей людей и организаций. чтобы добиться большего. Мы также считаем, что конфиденциальность является правом человека, и мы глубоко привержены конфиденциальности каждого человека, который использует наши продукты …
«Мы предпринимаем ряд шагов в наших инструментах — в некоторых случаях применяя ролевой доступ и журналы аудита, в некоторых случаях представляющие только агрегированные данные, которые помогают организациям предотвратить неправомерное использование или случайное раскрытие ».
Google также предпринял шаги для предотвращения использования своих показателей Work Insights в качестве инструмента мониторинга путем агрегирования аналитики на уровне команды. «Данные, отображаемые в Work Insights, доступны только на агрегированном уровне; они не включают возможность детализации и просмотра действий любого человека», — сказал представитель. «В целях защиты конфиденциальности отдельные корпоративные пользователи, командные отчеты и организационные идеи доступны только для команд из 10 и более человек ».
Cisco заявила, что ее аналитический инструмент направлен на то, чтобы «дать возможность командам и отдельным лицам использовать данные, чтобы увидеть, как они проводят время, и обеспечить наличие у них отношений, необходимых для достижения успеха» и не предназначен для измерения производительности или производительности.
С этой целью командам, включая руководителя группы, будут доступны только агрегированные данные. «Это не инструмент для менеджеров, а скорее инструмент для ВСЕХ отдельных сотрудников», — заявил представитель "Ни менеджеры, ни коллеги не смогут видеть данные о каком-либо отдельном человеке, хотя отдельные лица смогут видеть свои собственные данные. Менеджеры смогут видеть только агрегированные данные о тенденциях высокого уровня".
Slack позволяет всем пользователям просматривать небольшой набор аналитических данных, относящихся к именованным отдельным пользователям, включая возможность ранжировать коллег по количеству отправленных сообщений и активным дням, хотя на своем веб-сайте справочного центра он предлагает не использовать такие показатели для оценивать е производительность человека. Компания заявила, что объем предлагаемой аналитики ограничивает любой потенциал для микроменеджмента или мониторинга производительности.
«Учитывая, что эти показатели не дают представления о том, с кем люди общаются, были ли они активны или насколько они активны. были в определенный день (совокупно только за последние 30 дней), мы твердо убеждены в том, что возможность неправомерного использования уменьшена », — сказал представитель.
Любые компании, использующие аналитику, которая отслеживает использование сотрудниками инструментов продуктивности и совместной работы должен осознавать потенциальное влияние на доверие, сказал Эшенден. Провал здесь может свести на нет усилия по повышению корпоративной культуры и удовлетворенности работой. «Все, что улетучивается из-за одной ошибки… вы не хотите, чтобы вас связывали с деятельностью, нарушающей доверие», — сказала она.
Могут ли компании полагаться на аналитику совместной работы?
Analytics в рамках приложений для совместной работы и повышения продуктивности могут предоставить предприятиям самые разные идеи. Например, можно использовать данные для сравнительного анализа команд, чтобы выявить и воспроизвести привычки совместной работы высокопроизводительных команд. Данные могут показать, например, что успешный отдел продаж имеет высокий уровень коммуникации — не только с клиентами извне, но и внутри компании с коллегами из разных отделов.
«Если у вас есть реальные бизнес-проблемы, например, организационные. вы слишком разобщены, и люди не обмениваются информацией эффективно в рамках всего бизнеса, или у вас где-то есть блокираторы, тогда вы можете использовать этот инструмент для подтверждения тех частей бизнеса, где это так и где есть межорганизационное сотрудничество , — сказал Ашенден.
С помощью панели управления Microsoft Manager Insights руководители групп могут определять области, в которых можно улучшить, и сравнивать такие показатели, как время, проведенное в электронной почте, с другими группами. (Щелкните изображение, чтобы увеличить его.)
Однако есть ограничения на то, что можно вывести из данных, и вопросы относительно степени, в которой аналитика может использоваться для измерения производительности. То, что работает для одной команды, может не работать для другой, и существует опасность переоценки статистики сотрудничества.
«Существует риск попытаться соотнести результаты работы инструментов с ключевыми показателями эффективности», — сказал Кастанон. «Я не думаю, что вы можете сказать, например, что если команда или группа людей проводят намного больше часов на собраниях или меньше на электронной почте, то это означает, что они выполняют свою работу лучше, чем другие команды. «Агрегирование всего этого на самом деле не даст вам индикатора производительности команды».
Другой проблемой является диапазон доступных данных. Когда аналитика ограничивается продуктом от одного поставщика, может быть сложно составить полную картину рабочих схем. Многие компании полагаются на инструменты повышения производительности и совместной работы от нескольких поставщиков, что может означать, что аналитика, отслеживающая рабочие схемы для одного приложения или платформы, раскрывает только часть картины.
«Это действительно поднимает вопрос о том, нужно ли вам функциональность должна быть автономной или частью другой системы », — сказал Кастанон.
С этой целью Microsoft Viva Insights будет включать данные из некоторых сторонних приложений, включая приложения для видеоконференцсвязи, такие как Zoom, и платформы HR, такие как Workday.
Для предприятий, которым требуется комплексное представление данных о персонале по всем операциям, аналитика, доступная в инструментах для совместной работы и повышения производительности, может быть лишь отправной точкой. Данные из этих инструментов также могут быть интегрированы с другими источниками бизнес-информации, такими как, например, данные CRM. Также растет спрос на аналитику производительности и вовлеченности сотрудников, что является частью более широкого стремления количественно оценить опыт сотрудников в организациях.
Тем не менее, как инструменты, с которыми сотрудники взаимодействуют в течение дня, аналитика из приложений для совместной работы и повышения производительности, вероятно, будет играть большую роль в оказании компаниям помощи в понимании будущего своих сотрудников.
«Каждый поставщик у них есть собственный способ показать, как их решение помогает улучшить качество обслуживания сотрудников », — сказал Эшенден. «Я думаю, что это будет ключевым моментом в ближайшие пару лет».
Авторские права © 2021 IDG Communications, Inc.
